Datenschutzerklärung
Diese Erklärung gilt für die Marketing-Website unter cully.it/ und für die cully.it-Anwendung unter cully.it/app/.
1. Verantwortlicher
Dennis Kirschner
Stetteritzring 115
64380 Roßdorf
E-Mail: lookup@cully.it
2. Hosting
Die Website und die cully.it-Anwendung werden auf einer durch die opticom IT-Systemhaus GmbH (Wittichstraße 4, 64295 Darmstadt) betriebenen Infrastruktur in einem Rechenzentrum in Darmstadt gehostet. Die dauerhafte Speicherung der cully.it-Anwendungsdaten erfolgt in Deutschland.
3. Server-Logs
Beim Aufruf der Website und der Anwendung fallen technisch bedingt normale Webserver-Logs an (z. B. aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, verkürzte technische Angaben zum Zugriff). Diese Logs dienen ausschließlich der technischen Sicherheit und Fehlersuche und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
4. Eigene aggregierte Statistik
Für die Marketing-Website führen wir ausschließlich eine eigene, cookielose Auswertung durch. Erlaubt sind dabei nur aggregierte Seitenaufrufe, grobe Referrer-Kategorien und aggregierte Gerätekategorien. Es gibt keine dauerhafte Client-ID, keine websiteübergreifende Verfolgung, keine Drittanbieter-Analytics, keine Marketing-Cookies und kein Fingerprinting; die vollständige IP-Adresse wird in dieser Statistik nicht gespeichert. Diese Zusicherung betrifft ausschließlich unsere eigene Auswertung der Marketing-Website; sie ändert nichts an der technisch notwendigen Übertragung Eurer IP-Adresse an den Kartenanbieter beim Laden von Karten in der Anwendung (siehe Abschnitt 12).
5. Frühzugang
Für die Vormerkung zur Testphase erfassen wir ausschließlich Eure E-Mail-Adresse. Gespeichert werden zusätzlich der Bestätigungsstatus der Vormerkung, Erstellungs- und Bestätigungszeitpunkt sowie der Text und die Version der erteilten Einwilligung. Bestätigungs- und Löschlinks werden ausschließlich als Hashwert gespeichert, niemals im Klartext.
6. Double-Opt-in und E-Mail-Versand
Die Vormerkung wird erst nach Bestätigung über einen Link in einer E-Mail aktiv (Double-Opt-in). Dieser Bestätigungslink ist sieben Tage gültig und nur einmal verwendbar. Jede E-Mail enthält zusätzlich einen dauerhaft gültigen, individuellen Link, über den Ihr Eure Vormerkung jederzeit selbst löschen könnt. Es werden ausschließlich organisatorische E-Mails zur Vormerkung versendet (Bestätigung, organisatorische Testinformationen, Änderungen zur Vormerkung) – keine allgemeine Werbung und kein Newsletter. Der Versand erfolgt über cully.it, Absenderadresse mail@cully.it.
Unbestätigte Vormerkungen werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Bestätigte Vormerkungen werden unmittelbar nach der Bestätigung in unsere interne Kontakt- und Interessentenverwaltung überführt (siehe Abschnitt 22); die ursprüngliche Vormerkung wird danach gelöscht. Eine Löschung ist bis zu diesem Zeitpunkt jederzeit über den individuellen Link in der E-Mail möglich, danach über die in Abschnitt 22 beschriebenen Wege.
7. Kontaktformular
Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht ausschließlich zur Bearbeitung Eurer Anfrage. Die Angaben werden nicht in einer Datenbank der Website gespeichert, sondern ausschließlich per E-Mail an lookup@cully.it versendet.
8. Familienkonto und Kinderprofile
Das Familienkonto wird von den Eltern verwaltet. Kinder benötigen keine eigene E-Mail-Adresse und kein eigenes Passwort; ihre Profile liegen innerhalb des Familienkontos. Eltern können alle Kinderinhalte einsehen und bearbeiten, Kinder können ihre eigenen Tagebucheinträge bearbeiten. Mögliche Kinderdaten sind: Vorname, Nachname nur im privaten Familienkontext, Geburtsjahr bzw. Alter, Geschlecht, optionales Profilbild, Tagebucheinträge, Fotos, Reiseorte, Challenge-Ergebnisse sowie notwendige Geräteinformationen. Profile, Fotos, Tagebücher und Erinnerungsbücher sind niemals öffentlich.
9. Reise-, Tagebuch- und Fotodaten
Reisedaten, Tagebucheinträge, Challenge-Ergebnisse und Fotos werden ausschließlich zur Bereitstellung der cully.it-Funktionen sowie zur Erstellung des Erinnerungsbuchs verarbeitet und gespeichert.
10. Geräteinformationen
Zur Kopplung von Geräten mit dem Familienkonto und zum Betrieb der Offline-Funktion werden notwendige Geräteinformationen verarbeitet.
11. Lokale Standortverarbeitung
Standortdaten dürfen lokal auf dem Endgerät verwendet werden. Es findet kein Live-Tracking statt, Standortdaten werden nicht an den cully.it-Server übertragen und dort nicht gespeichert.
12. OpenStreetMap
Die cully.it-Anwendung zeigt ausschließlich im Kinderbereich eine interaktive Kartenansicht mit der Reiseroute, sobald für die Reise Routendaten hinterlegt sind und dieser Bereich der Anwendung geöffnet wird. Das dafür verwendete Kartenmaterial stammt von OpenStreetMap; die einzelnen Kartenkacheln werden dabei direkt vom Endgerät bei den Tile-Servern der OpenStreetMap Foundation (tile.openstreetmap.org) abgerufen, nicht über unseren eigenen Server. Beim Laden dieser Kartenkacheln wird technisch Eure IP-Adresse an diese Tile-Server übertragen, da dies für die Auslieferung der Kachelbilder erforderlich ist; ein Login, eine Kontoverknüpfung oder eine Rückmeldung an cully.it findet dabei nicht statt. Bereits geladene Kartenkacheln werden zusätzlich lokal auf dem Endgerät zwischengespeichert, damit die Karte auch offline nutzbar ist – diese lokale Zwischenspeicherung verlässt das Gerät nicht. Eltern- und Adminbereich sowie die Marketing-Website laden keine Kartenkacheln.
13. KI-Verarbeitung der Reisegeschichte
Zur Erstellung der persönlichen Reisegeschichte werden die von Euch eingegebenen Reise- und Kinddaten an einen KI-Dienst weitergereicht. Als KI-Anbieter setzen wir OpenAI ein. Übermittelt werden ausschließlich die für die Geschichte benötigten Angaben: Vorname des Kindes, Alter bzw. Geburtsjahr, freiwillige Eigenschaften/Interessen, Reisezeitraum, Reiseroute und freiwillige Zusatzinformationen zur Reise.
Ausdrücklich nicht übermittelt werden Nachnamen und E-Mail-Adressen. Dadurch ist auf Seiten des KI-Anbieters kein Rückschluss auf eine konkrete reale Person möglich. Rechtsgrundlage ist Eure Einwilligung. Da OpenAI Daten auch in den USA verarbeiten kann, handelt es sich um eine Übermittlung in ein Drittland; die Absicherung erfolgt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Das Erinnerungsbuch wird aus vorhandenen Inhalten zusammengesetzt und nicht frei durch KI erfunden. Es findet keine Nutzung persönlicher Inhalte zum Training von KI-Modellen statt. Die dauerhafte Speicherung der cully.it-Anwendungsdaten selbst erfolgt weiterhin in Deutschland.
14. Fotoverarbeitung durch KI nach ausdrücklicher Elternfreigabe
Das Hochladen eines Kinderfotos ist vollständig freiwillig. Laden Eltern ein Foto hoch, werden sie vorher gesondert und ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dieses Foto zur Erstellung der persönlichen Reisegeschichte an den KI-Anbieter OpenAI (auch in den USA) übermittelt wird, und müssen dem per separater Einwilligung (Opt-in) ausdrücklich zustimmen. Ohne diese ausdrückliche Zustimmung wird kein Foto hochgeladen und keines an die KI übermittelt. Die erteilte Einwilligung wird mit Text und Version zum Nachweis gespeichert und kann durch Löschen des Fotos bzw. der Reise widerrufen werden.
15. Speicherdauer und Löschung
Bei Anlage einer Reise ist die automatische Löschung standardmäßig aktiviert: Reisedaten werden sechs Monate nach Reiseende gelöscht, vorab erhaltet Ihr eine Erinnerungsmail. Aktive Daten werden sofort entfernt, Backupkopien spätestens 14 Tage später überschrieben. Das Familienkonto selbst bleibt bestehen, sofern es nicht separat gelöscht wird. Die private HTML-Ansicht und ein nicht exportiertes Erinnerungsbuch werden mit der Reise gelöscht. Bereits auf private Geräte exportierte PDF-Erinnerungsbücher können technisch nicht durch cully.it gelöscht werden.
16. Backups
Zur Ausfallsicherheit werden verschlüsselte Backups angefertigt. Nach einer Löschung werden betroffene Backupkopien spätestens nach weiteren 14 Tagen überschrieben.
17. Empfänger / Auftragsverarbeiter
Technischer Hostingpartner ist die opticom IT-Systemhaus GmbH, Wittichstraße 4, 64295 Darmstadt. Für die KI-gestützte Erstellung der Reisegeschichte (Abschnitte 13 und 14) ist OpenAI eingebunden. Beim Laden von Karten im Kinderbereich (Abschnitt 12) wird Eure IP-Adresse technisch an die Tile-Server der OpenStreetMap Foundation übertragen; da es sich dabei um eine rein technische Kartenkachel-Auslieferung ohne weitergehende Datenverarbeitung durch uns handelt, besteht hierfür kein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag. Darüber hinaus bestehen keine weiteren Empfänger.
18. Drittlandverarbeitung
Die dauerhafte Speicherung der cully.it-Anwendungsdaten erfolgt in Deutschland. Für die KI-gestützte Erstellung der Reisegeschichte (Abschnitte 13 und 14) werden ausgewählte, nicht direkt identifizierende Angaben – sowie nach ausdrücklicher Elternfreigabe ein Kinderfoto – an OpenAI übermittelt, das Daten auch in den USA verarbeiten kann. Grundlage sind Eure Einwilligung sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Zusätzlich wird beim Laden von Karten im Kinderbereich (Abschnitt 12) Eure IP-Adresse technisch an die Tile-Server der OpenStreetMap Foundation übertragen, die nicht ausschließlich in Deutschland betrieben werden; übertragen wird dabei ausschließlich die für die Kartenkachel-Auslieferung notwendige Verbindungsinformation, keine sonstigen cully.it-Inhalte. Weitere Empfänger bestehen nicht.
19. Sicherheitsmaßnahmen
Wir setzen unter anderem folgende Maßnahmen ein: verschlüsselte Übertragung per HTTPS, verschlüsselte Datenbank, verschlüsselte Backups, Passwörter ausschließlich als sichere Hashwerte, regelmäßige Sicherheitsupdates sowie Zugriff nur für berechtigte Administratoren.
20. Betroffenenrechte
Euch stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung zu. Wendet Euch hierfür an lookup@cully.it.
21. Beschwerderecht
Ihr habt das Recht, Euch bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
22. Interne Kontakt- und Interessentenverwaltung
Für den Vertrieb und die Kundenbetreuung führt unser Team ein internes Werkzeug, in dem zwei Arten von Kontakten verwaltet werden: zum einen bestätigte Frühzugang-Interessent:innen (siehe Abschnitt 5 und 6), zum anderen eigene Geschäftskontakte, die unser Team selbst einträgt (z. B. nach persönlichem Kontakt auf einer Messe oder einer Empfehlung).
Rechtsgrundlage ist bei übernommenen Frühzugang-Interessent:innen die bereits erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Bei manuell eingetragenen Geschäftskontakten ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Geschäftsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); unser Team hält dabei für jeden Kontakt fest, woher er stammt bzw. warum eine Kontaktaufnahme zulässig ist.
Gespeicherte Felder sind je nach Art des Kontakts: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma bzw. Kontext, interne Notizen, Herkunft/Quelle, frei vergebene Schlagworte sowie ein Bearbeitungsstatus (neu, kontaktiert, zu bearbeiten, wartet auf Antwort, Kunde geworden, kein Interesse). Zusätzlich kann unser Team je Kontakt einen Gesprächsverlauf führen: einzelne Einträge mit Zeitpunkt, genutztem Kanal (z. B. E-Mail, Telefon, persönlich, Facebook, Instagram, TikTok), Richtung (Nachricht von der Person bzw. von uns) und dem jeweiligen Inhalt. Der Zugriff ist ausschließlich eingeloggten Mitarbeiter:innen unseres internen Bereichs vorbehalten und wird protokolliert. Aus dieser Verwaltung heraus versenden wir keine automatisierten E-Mails oder Newsletter; sie dient ausschließlich der internen Übersicht. Kontakte werden regelmäßig von unserem Team gesichtet und gelöscht, sobald die Kontaktaufnahme nicht mehr relevant ist.
23. Aktualisierung der Hinweise
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die beschriebenen Verarbeitungen ändern. Vor einem kommerziellen Launch und vor Aktivierung externer KI-Schnittstellen wird diese Erklärung rechtlich geprüft und aktualisiert.